好印象なビジネスメールの書き方

初めての方や、知り合って間もない方にビジネスメールを送る際、文章で「感じのいい方だな」と、その後のお仕事にもつながりやすくなります。

相手から好印象を持ってもらえるビジネスメールの文章には何が必要なのかを、お伝えさせていただきます。

相手を気遣うフレーズ

よく使う定型文として「お忙しいところ申し訳ございません」「(文章が長い場合)お忙しいところ、最後までお読みいただきましてありがとうございます」「お手数をおかけしますが…」「お手隙のときで結構です」「よろしければ…」「お忙しいかと思いますのでご返信は不要です」など。

相手を褒める言葉

「○○様のブログ、興味深いのでいつも拝見させていただいております」「最近は○○でご活躍されていますね。いつも注目しております」「以前からお会いしたかったので、先日はお会いできて大変光栄です」…など何でもいいですが、褒めるべきポイントを一つ二つ書いてから本題へ入ります。

自分の紹介や近況など

「先日、実家の愛媛に3日間帰省してきました」「○○様のご友人の○○様の講演会に昨日、初めて参加させていただきました」など、なるべくお相手と関連性のある内容を。相手を褒める内容に比べて長くなりすぎないように。

基本的にはこの3点で、本題は結論から述べると良いでしょう。

ビジネスメールを書くのに1時間ほどかかってしまう方は

▼「お世話になっております」or「はじめまして」
▼簡単な自己紹介
▼メールの趣旨
▼締めの言葉(どういうリアクションを取って欲しいのか)

 

この流れに上記3つの要素(褒める言葉、気遣う言葉、自分の紹介や近況)を肉付けしていくと、スムーズに良識あるビジネスメッセージを作ることができます。

 

 

 

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